Codzienna praca organizacji pozarządowych wiąże się z koniecznością sprawnego planowania, porządkowania informacji i korzystania z różnych narzędzi cyfrowych.

Punkt Pośrednictwa Wolontariatu

Centrum Obywatelskie Centrum C 10 prowadzi Punkt Pośrednictwa Wolontariatu, którego celem jest wspieranie rozwoju wolontariatu oraz łączenie osób zainteresowanych działalnością społeczną z organizacjami poszukującymi wolontariuszy.

🏢 Jeśli reprezentujesz organizację pozarządową i szukasz wolontariuszy, zgłoś swoje zapotrzebowanie. Pomożemy dotrzeć do osób zainteresowanych wolontariatem i połączyć Was ze sobą.

Link do formularza zgłoszeniowego dla organizacji:
👉 forms.cloud.microsoft/e/sn2vseg0Cn

Potrzebujesz porozmawiać o wolontariacie?

W każdą środę w godzinach 16:00–19:00 w Centrum odbywa się dyżur koordynatora wolontariatu. Na spotkanie należy wcześniej umówić termin – dzięki temu możemy zarezerwować odpowiedni czas i przygotować się do rozmowy.

Wolontariat może być regularnym zaangażowaniem (długoterminowym) lub też pomocą przy konkretnym wydarzeniu (akcyjnym). Znalezienie pomocników do działania nie zawsze jest łatwe i bezproblemowe. My chętnie pomożemy w tych poszukiwaniach.

💙 Centrum Obywatelskie Centrum C 10 - łączymy tych, którzy chcą pomagać, z tymi, którzy tej pomocy potrzebują. 

Cyfrowy porządek w NGO – jak uporządkować dokumentację organizacji?

W codziennej działalności organizacji pozarządowej powstaje coraz więcej dokumentów i plików cyfrowych. Są to miedzy innymi statuty, uchwały, umowy, dokumentacja księgowa, wnioski o dofinansowanie, sprawozdania, harmonogramy, materiały promocyjne, listy uczestników, formularze, zdjęcia, prezentacje, dokumenty robocze czy materiały związane z realizowanymi projektami.

✅ Na początku rozpoczęcia funkcjonowania organizacji liczba tych materiałów może być niewielka i stosunkowo łatwa do opanowania. Z czasem jednak dokumentów przybywa, równolegle realizowanych jest kilka projektów, a z plików korzystają różne osoby – pracownicy, członkowie organizacji, współpracownicy czy wolontariusze. Bez wcześniej ustalonych zasad bardzo szybko może pojawić się problem z odnalezieniem właściwego dokumentu, ustaleniem jego aktualnej wersji albo sprawdzeniem, kto powinien mieć do niego dostęp.

Cyfrowe zarządzanie dokumentacją nie powinno więc sprowadzać się wyłącznie do przechowywania plików na komputerze lub dysku internetowym. To przede wszystkim uporządkowany sposób tworzenia, przechowywania, udostępniania, aktualizowania i archiwizowania informacji.

Więcej informacji: 
👉 c10.krakow.pl/aktualnosci/338306,2141

Jak zarządzać zadaniami w organizacji pozarządowej?

Codzienna działalność organizacji pozarządowej oznacza równoczesne prowadzenie wielu różnych spraw. Projekty, wydarzenia, działania promocyjne, spotkania, obowiązki administracyjne, przygotowywanie dokumentacji, kontakt z partnerami czy rozliczenia często realizowane są przez kilka osób w tym samym czasie.

✅ Jeżeli informacje o zadaniach są rozproszone pomiędzy wiadomościami e-mail, komunikatorami, notatkami, plikami i ustnymi ustaleniami, łatwo o nieporozumienia w zespole. Może się zdarzyć, że kilka osób zajmuje się tym samym zadaniem, inne zadanie pozostaje bez osoby odpowiedzialnej, a ważny termin zostaje przeoczony. Dlatego jednym z podstawowych elementów sprawnego zarządzania organizacją powinno być uporządkowanie informacji o zadaniach, terminach i odpowiedzialności poszczególnych osób.

Najważniejszą zasadą jest stworzenie jednego, wspólnego miejsca, w którym zespół może sprawdzić, jakie zadania są aktualnie realizowane, kto za nie odpowiada i jaki jest termin ich wykonania. Nie musi to być rozbudowany system informatyczny. W mniejszej organizacji wystarczająca może być prosta tablica z zadaniami lub wspólny arkusz. Ważne, aby wszyscy członkowie zespołu korzystali z tego samego rozwiązania i regularnie aktualizowali informacje.

Rozwinięcie tego tematu: 
👉 c10.krakow.pl/aktualnosci/338330,2141

Formularze internetowe w codziennej pracy organizacji

Rekrutacja uczestników szkoleń, nabór wolontariuszy, badanie potrzeb lokalnej społeczności czy ewaluacja zrealizowanych projektów – wszystkie te działania wymagają sprawnego zbierania i porządkowania informacji.

Odpowiednio dobrane narzędzia cyfrowe pozwalają nie tylko usprawnić obsługę zgłoszeń i ankiet, ale również ograniczyć pracę administracyjną, uporządkować dane oraz ułatwić przygotowywanie zestawień i sprawozdań.

Jakie narzędzia warto poznać?

🔵 Microsoft Forms – umożliwia tworzenie formularzy rekrutacyjnych, ankiet i kwestionariuszy. Zebrane odpowiedzi można analizować oraz eksportować do programu Excel.

🟠 Google Forms – pozwala przygotowywać formularze online, udostępniać je odbiorcom oraz automatycznie gromadzić odpowiedzi w Arkuszach Google.

🔵 Tally – narzędzie umożliwiające tworzenie formularzy, w tym bardziej rozbudowanych ankiet wykorzystujących logikę warunkową. Wiele jego funkcji dostępnych jest w bezpłatnej wersji.

Co zyskuje organizacja?

Jeden formularz może służyć do przyjmowania zgłoszeń, a zgromadzone odpowiedzi mogą stanowić podstawę do opracowania list uczestników, zestawień statystycznych czy podsumowań realizowanych działań. Formularze pozwalają również przeprowadzać badania potrzeb i zbierać opinie odbiorców, wspierając planowanie kolejnych inicjatyw.

Przy wyborze narzędzia warto pamiętać o ochronie danych osobowych, odpowiednim określeniu zakresu zbieranych informacji oraz ograniczeniu dostępu do odpowiedzi wyłącznie do upoważnionych osób.

Cyfryzacja NGO to nie tylko wdrażanie nowych technologii, ale przede wszystkim świadome wykorzystywanie rozwiązań, które usprawniają zarządzanie organizacją i podnoszą jakość realizowanych działań.